六、公文筐作業(yè)

    公文筐作業(yè)，又叫公文處理測驗，通常用于管理人員的選拔，是一種考查授權(quán)、計劃、組織、控制和判斷等能力素質(zhì)的測評方式。一般做法是讓考生在限定時間（通常為1～3小時）內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報告、聲明、請示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測驗提示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會議。評分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對其問題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過程予以評分。

    1.需要說明的事項：

    （1）公文筐作業(yè)的適用對象為中、高級管理人員。由于它的測驗時間比較長（一般約為兩個小時），因此它常作為選拔和考核的最后一環(huán)使用。

    （2）公文筐作業(yè)從以下兩個角度對管理人員進行測查，一為技能角度，主要考察管理者的計劃、預(yù)測、決策和溝通能力。一為業(yè)務(wù)角度，公文筐的材料涉及財務(wù)、人事、行政、市場等多方面業(yè)務(wù)，它要求管理者具有多方面管理能力。包括對人、財、物流程的控制等。

    （3）公文筐作業(yè)對評分者的要求較高，它要求評分者了解測驗的內(nèi)容，通曉每份材料之間的內(nèi)部聯(lián)系，對每個可能的答案了如指掌。

    公文筐測驗在實施中有兩個缺點：一是評分比較困難。一個文件的處理，除了個人素質(zhì)的原因外，機構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標準。顯然政府機關(guān)與公司企業(yè)對有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國，從事實際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理經(jīng)營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明應(yīng)試者具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。二是不夠經(jīng)濟。測驗的設(shè)計、實施和評分都需要較長的時間，投入的精力和費用比較大。

    2.公文筐測驗的實施程序

    公文筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。

    （1）準備

    主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個應(yīng)試者的測驗材料事前要編上序號，答卷紙也要有相應(yīng)序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是應(yīng)試者姓名（或編號）、應(yīng)聘單位和職位、文件序號等，二是處理意見（或處理措施）、簽名及處理時間，三是處理的理由。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許應(yīng)試者根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有應(yīng)試者的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有應(yīng)試者在同一時間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測試前應(yīng)對所有應(yīng)試者提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部應(yīng)試者和外部應(yīng)試者對職位熟悉程度的差別。

    （2）測試

    主試要對測驗要求作一簡單介紹，說明注意事項。然后發(fā)給應(yīng)試者測試指導(dǎo)語和答卷紙，回答應(yīng)試者的提問，當應(yīng)試者覺得沒有問題后再發(fā)測試用的文件。應(yīng)試者人數(shù)比較少時，也可以一次將材料發(fā)給應(yīng)試者，但要求應(yīng)試者嚴格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語再看文件。測試指導(dǎo)語是測試情境、應(yīng)試者扮演的角色、應(yīng)試者任務(wù)和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的公文筐測驗中，發(fā)給應(yīng)試者指導(dǎo)語后，讓應(yīng)試者完成一個指導(dǎo)語的測驗，促使應(yīng)試者熟悉理解指導(dǎo)語，這在文化水平低的群體中有時十分有用。在應(yīng)試者正式進入文件處理后，一般不允許應(yīng)試者提問，除非是測驗材料本身有問題。

    （3）評分

    應(yīng)該在考生做完后立即進行，特別是有質(zhì)詢考生的設(shè)計時，更應(yīng)該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨立評分。評分時，可按序號逐一評定，也可按文件內(nèi)容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達成評分標準的一致性。