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| 原材料等采購跟單的目的在于滿足對(duì)外合同執(zhí)行中對(duì)原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。 一、采購的含義(考點(diǎn)) 采購?fù)ǔＶ饕附M織或企業(yè)的一種有選擇的購買行為，其購買的對(duì)象主要是生產(chǎn)資料。 具體包含以下一些基本含義： 1、所有采購都是從資源市場(chǎng)獲取資源的過程 2、采購既是一個(gè)商流過程，也是一個(gè)物流過程 3、采購是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng) 二、原材料采購的原因(略) 三、原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題(考點(diǎn)) 原材料等到底能不能按時(shí)供應(yīng)，跟單員有大量艱苦細(xì)致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時(shí)提供原材料。 (一)原材料等供應(yīng)商方面的原因 1、管理能力方面：生產(chǎn)交貨時(shí)間計(jì)算錯(cuò)誤;生產(chǎn)、采購進(jìn)程管理不健全;質(zhì)量管理不到位;對(duì)再轉(zhuǎn)包管理不嚴(yán);交貨期責(zé)任意識(shí)不強(qiáng) 2、生產(chǎn)能力方面：超過產(chǎn)能接單;臨時(shí)急單插入;小批量訂單需合起來生產(chǎn);需調(diào)度的材料、零配件采購延遲，生產(chǎn)量掌握不正確;不合格品產(chǎn)生較多 3、技術(shù)能力方面：超過技術(shù)工藝標(biāo)準(zhǔn)接單;對(duì)新下單產(chǎn)品不熟悉;機(jī)器設(shè)備故障率高 4、其他方面：?jiǎn)T工工資低造成工作不努力;春節(jié)期間員工流動(dòng)性大，節(jié)后招工不足;企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)不佳，經(jīng)營(yíng)者考慮調(diào)整經(jīng)營(yíng)方向等。 (二)采購方企業(yè)方面的原因 1、采購方對(duì)原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)能力或技術(shù)能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)原材料供應(yīng)商選定失誤; 2、采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供應(yīng)延遲，造成生產(chǎn)方下道工序加工耽誤; 3、采購方與供應(yīng)商溝通存在問題，采購單或指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)闡述不清，指示聯(lián)絡(luò)不切實(shí)際，單方面指定交貨期，業(yè)務(wù)手續(xù)不全造成工作耽誤; 4、采購方對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說明等不到位，質(zhì)量要求不明確，造成產(chǎn)品不符合要求; 5、跟單員經(jīng)驗(yàn)不足，確保貨期意識(shí)不強(qiáng)，未能掌握供應(yīng)商產(chǎn)能的變動(dòng)，對(duì)進(jìn)度掌握與督促不夠。 第二節(jié) 原材料采購跟單要求 原材料采購跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。 一、適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間 適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是跟單員進(jìn)行原材料采購跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時(shí)間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作，跟單員的任務(wù)就是使所采購的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。 二、適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量 適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會(huì)導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果是嚴(yán)重的：(考點(diǎn)) 1.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，增加大量的管理費(fèi)用; 2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加; 3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率; 4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度; 5.會(huì)引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。 三、適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn) 為了減少企業(yè)的運(yùn)輸與裝卸費(fèi)用，跟單員在進(jìn)行原材料跟單時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)交貨，因此跟單員應(yīng)重點(diǎn)選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸運(yùn)輸?shù)牡攸c(diǎn)都是適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)。因交貨地點(diǎn)不當(dāng)，會(huì)增加原材料的運(yùn)輸、裝卸和保管成本。 四、適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量 適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生更多的庫存。 五、適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格 一個(gè)合適的價(jià)格，要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得：(1)多渠道獲得商品報(bào)價(jià)。(2)比價(jià)。(3)議價(jià)。(4)定價(jià)。 跟單員一般對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的采購，需保留三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，有時(shí)這些供應(yīng)商的價(jià)格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個(gè)供應(yīng)商可選擇，他只是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者，他們會(huì)努力改善合作關(guān)系，這樣企業(yè)才可能獲得最好的報(bào)價(jià)和服務(wù)。 第三節(jié) 原材料采購跟單的流程 原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報(bào)批、采購單跟蹤、原材料檢驗(yàn)與原材料進(jìn)倉。 一、制作《采購原材料輔料申請(qǐng)單》 跟單員在制作采購單時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)： 1.審查《采購原材料輔料申請(qǐng)單》。 跟單員在審查《采購原材料輔料申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容： (1)適當(dāng)?shù)牟少徣恕２少徦璧膬?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。 (2)以書面方式提出原材料的采購。 (3)確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。 (4)以型號(hào)規(guī)格表明采購的標(biāo)準(zhǔn)。 2.熟悉采購的原材料。 3.價(jià)格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對(duì)采購原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找最佳供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)最大利益。 4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 5.確認(rèn)原材料采購量。 對(duì)需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。 6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：(1)交貨方式。(2)驗(yàn)收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質(zhì)保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定)。 (6)仲裁或訴訟。(7)其他。 7.發(fā)出采購單。 二、采購單跟蹤 采購單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長(zhǎng)期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。 1.跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。 2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。 3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控。 4.跟蹤組裝總測(cè)，跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測(cè)。 5.跟蹤包裝人庫，對(duì)重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。 三、原材料(零部件)檢驗(yàn) 1.確定檢驗(yàn)日期 跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗(yàn)日期及地點(diǎn)，以保證較高的檢驗(yàn)效率。 2.通知檢驗(yàn)人員 跟單員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系質(zhì)量檢驗(yàn)專業(yè)人員一同前往檢驗(yàn)地點(diǎn)進(jìn)行原材料、零部件的檢驗(yàn)。安排檢驗(yàn)要注意原材料、零部件的輕重緩急，對(duì)緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗(yàn)。 3.進(jìn)行原材料檢驗(yàn) 對(duì)一般原材料，采用正常的檢驗(yàn)程序;對(duì)重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴(yán)加檢驗(yàn);對(duì)不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗(yàn)。原材料檢驗(yàn)的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測(cè)以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。 4.處理質(zhì)量檢驗(yàn)問題，針對(duì)原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級(jí)使用、取消供應(yīng)商資格等。 四、原材料(零部件)進(jìn)倉 1.協(xié)調(diào)送貨 送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應(yīng)商在沒有得到采購方許可的情況下送貨，跟單員在沒有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會(huì)引起混亂。 2.協(xié)調(diào)接收 在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作，否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長(zhǎng)時(shí)間的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。 3.通知進(jìn)貨 跟單員在經(jīng)過以上兩項(xiàng)工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理，將原材料送至指定倉庫。 4.原材料(零部件)人庫 原材料的庫房接收過程有： (1)檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號(hào)、數(shù)量等); (2)接收原材料，對(duì)應(yīng)采購單進(jìn)行核查; (3)檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù); (4)檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨; (5)卸貨; (6)清點(diǎn)原材料; (7)搬運(yùn)入庫; (8)填寫“原材料入庫單據(jù)”，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫原材料入庫單 (9)將原材料人庫信息錄入存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。 5.處理原材料(零部件)接收問題 由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因，原材料(零部件)在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問題： (1)原材料(零部件)型號(hào)與采購單中的要求不一致; (2)未按照采購單中指定的原材料數(shù)量送貨; (3)交貨日期不對(duì); (4)原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實(shí)。 第四節(jié) 原材料(零部件)采購跟單方法 跟單員需要在預(yù)定的交貨期開始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?另一方面可及時(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購的原材料(零部件)，以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。 (一)催單的方法 催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。 1.按采購單跟催 按采購單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法： (1)聯(lián)單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 (2)統(tǒng)計(jì)法。將采購單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 (3)跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應(yīng)采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。 (4)計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟Outlook系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能，將每月需要辦理的催單事項(xiàng)，輸入日歷，每天上班開機(jī)，打開OuTL00K系統(tǒng)，它會(huì)自動(dòng)提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的事項(xiàng)。 2.定期跟催 于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。 (二)催單的規(guī)劃 1.一般監(jiān)控 倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表，有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。 2.預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間 對(duì)于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。 3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察 對(duì)于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外，跟單員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察，應(yīng)在采購單內(nèi)明確約定，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。 (三)催單的工作要點(diǎn) 跟單員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下： 1.事前規(guī)劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數(shù)量;(2)了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率;(3)供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表;(4)提高供應(yīng)商的原材料及生產(chǎn)管理;(5)準(zhǔn)備替代來源。 2.事中執(zhí)行。具體包括：(1)了解供應(yīng)商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援;(3)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率;(4)加強(qiáng)交貨前的催單工作;(5)交貨期及數(shù)量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。 3.事后考核。具體包括：(1)對(duì)交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對(duì)策措施準(zhǔn)備;(2)分析是否需要更換供應(yīng)商;(3)執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法;(4)完成采購單后對(duì)余料、模具、圖紙等收回及處理。 |
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