一、合同、訂單的形式
　　在對(duì)外貿(mào)易中，跟單員接到的訂單形式?jīng)]有特定的限制，常見的有以下幾種形式：
　　(一)合同
　　出口合同根據(jù)草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購(gòu)貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內(nèi)容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。
　　(二)確認(rèn)書
　　確認(rèn)書(confirmation)是合同的簡(jiǎn)化形式，對(duì)于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會(huì)列入，使用第一人稱語(yǔ)氣。根據(jù)草擬方的不同，分別命名為售貨確認(rèn)書(Sales Confirmation)和購(gòu)貨確認(rèn)書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產(chǎn)品，或已有包銷、代理等長(zhǎng)期協(xié)議的交易。
　　(三)協(xié)議書
　　“協(xié)議書”或“協(xié)議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協(xié)議”(Preliminary Agreement)或“原則性協(xié)議”(Agreement in General)，且協(xié)議內(nèi)訂明：“本協(xié)議屬初步性質(zhì)，正式合同有待進(jìn)一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協(xié)議不屬正式有效的合同性質(zhì)。
　　(四)備忘錄
　　備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對(duì)雙方不具有約束力。
　　(五)意向書
　　意向書只是雙方當(dāng)事人為了達(dá)成某項(xiàng)協(xié)議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對(duì)雙方?jīng)]有約束力。
　　(六)訂單和委托訂購(gòu)單
　　訂單(Order)是指由進(jìn)口商或?qū)嶋H客戶擬制的貨物訂購(gòu)單。委托訂購(gòu)單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購(gòu)買貨物的訂購(gòu)單。
　　二、審查合同、訂單
　　審查合同(包括合同初稿)的內(nèi)容主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、單價(jià)、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。
　　(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)
　　跟單員在審查貨物的品名條款時(shí)，應(yīng)注意下列事項(xiàng)：
　　1.內(nèi)容是否明確、具體，避免空泛、籠統(tǒng)的規(guī)定。
　　2.該貨物是否是企業(yè)能夠供應(yīng)且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應(yīng)列人品名條款。
　　3.是否使用國(guó)際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達(dá)成共識(shí)。某些新商品的定名及其譯名是否準(zhǔn)確、易懂，并符合國(guó)際上的習(xí)慣稱呼。
　　4.是否選用了合適的品名，以便減低關(guān)稅、方便進(jìn)出口和節(jié)省運(yùn)費(fèi)開支。
　　(二)審查貨物質(zhì)量(Quality)要求
　　貨物質(zhì)量的表示方法主要有以下幾種：
　　1.憑規(guī)格。規(guī)格是指用以反映貨物質(zhì)量的若干主要指標(biāo)，如成分、含量、純度、大小、長(zhǎng)短、粗細(xì)等。
　　2.憑等級(jí)。等級(jí)是指同一類貨物，根據(jù)長(zhǎng)期生產(chǎn)和貿(mào)易實(shí)踐，按其品質(zhì)差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數(shù)碼或符號(hào)所作的分類�！皯{等級(jí)買賣”只需說明其級(jí)別，即可明確買賣貨物的質(zhì)量。
　　3.憑標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)可分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四種。
　　4.憑牌號(hào)或商標(biāo)。在國(guó)際市場(chǎng)上信譽(yù)良好、品質(zhì)穩(wěn)定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號(hào)或商標(biāo)對(duì)外銷售。牌號(hào)和商標(biāo)是區(qū)分和識(shí)別貨物質(zhì)量的標(biāo)志。所以，在憑牌號(hào)或商標(biāo)的買賣中，即使在合同中不具體規(guī)定質(zhì)量和規(guī)格，賣方在交貨時(shí)仍必須按該牌號(hào)或商標(biāo)所通常具有的質(zhì)量交付貨物，否則，不僅構(gòu)成違約，而且做壞“牌子”。
　　5.憑產(chǎn)地名稱。有些商品，特別是農(nóng)副土特產(chǎn)品，例如紹興黃酒、金華火腿、龍口粉絲等，這些貨物冠以產(chǎn)地名稱，與工業(yè)品采用牌號(hào)和商標(biāo)一樣，同樣可起到明確貨物質(zhì)量的作用。賣方憑產(chǎn)地名稱銷售某種農(nóng)副土特產(chǎn)品，就必須交付具有為國(guó)內(nèi)外消費(fèi)者所周知的特定質(zhì)量的產(chǎn)品，否則，買方可拒收貨物并提出索賠。
　　例：
　　以下哪種商品最適合憑產(chǎn)地名稱來表示商品品質(zhì)( )
　　A、土特產(chǎn) B、電腦
　　C、紡織品 D、大型機(jī)械
　　答案：A
　　6.憑說明書和圖樣。有些商品，如機(jī)械、電器、儀表等，由于結(jié)構(gòu)復(fù)雜，型號(hào)繁多，性能各異，難以用幾項(xiàng)指標(biāo)來表示其品質(zhì)，也不能用簡(jiǎn)短的文字說明其使用方法。在銷售這類商品時(shí)，就需憑說明書和圖樣(Descriptions and illustrations)來表示商品的質(zhì)量。
　　7.用樣品表示。有些貨物的質(zhì)量難以用文字說明來表示，如部分工藝品、服裝、土特產(chǎn)品、輕工產(chǎn)品等，則可用樣品表示。這種做法又稱“憑樣買賣”或“憑樣銷售”(Sale by Sample)，憑樣買賣有憑賣方樣品買賣和憑買方樣品買賣兩種。
　　(三)審查貨物數(shù)量(Quantity)
　　跟單員應(yīng)審查合同中所規(guī)定的貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)籌集到，其計(jì)量單位、重量以及約數(shù)有何規(guī)定。
　　1.審查計(jì)量單位
　　在國(guó)際貿(mào)易中，通常采用的計(jì)量單位有下列幾種：
　　(1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公噸、長(zhǎng)噸、短噸等;
　　(2)個(gè)數(shù)(Numbers)：如只、件、套、打、羅、令等;
　　(3)長(zhǎng)度(Length)：如米、碼等;
　　(4)面積(Area)：如平方米、平方碼等;
　　(5)體積(Capacity)：如立方米、立方碼等;
　　(6)容積(Volume)：如升、加侖、蒲式耳等。
　　2.審查重量的計(jì)算
　　有以下兩種：
　　(1)按毛重計(jì)算。即“以毛作凈”(Gross for Net)或“以毛作凈價(jià)”(Gross for Net Price)。
　　(2)按凈重計(jì)算。此外，個(gè)別商品有按公量(conditioned’Weight)和理論重量(Theoretical Weight)計(jì)算的。
　　3.審查約數(shù)
　　在合同數(shù)量前加“約”字，也可使具體交貨數(shù)量作適當(dāng)機(jī)動(dòng)，即可多交或少交一定百分比的數(shù)量。但國(guó)際上對(duì)“約”字的含義解釋不一，有的解釋為2.5%，有的則為5%�！陡鷨涡庞米C統(tǒng)一慣例》(國(guó)際商會(huì)第500號(hào)出版物)則規(guī)定：信用證上如規(guī)定“約”字，應(yīng)解釋為允許有不超過10%的增減幅度。鑒于“約”數(shù)在國(guó)際上解釋不一，為防止糾紛，使用時(shí)雙方應(yīng)先取得一致的理解，并有書面協(xié)議。
　　(四)審查貨物價(jià)格(Price)
　　跟單員應(yīng)審查貨物的價(jià)格是否過低，是固定價(jià)格還是非固定價(jià)格，有沒有價(jià)格調(diào)整條款，價(jià)格里包不包含傭金與折扣，采用何種幣制，計(jì)價(jià)單位是什么等。此外，要特別引起跟單員重視的是不同貿(mào)易術(shù)語(yǔ)下的價(jià)格構(gòu)成因素是不同的，它們包含著不同的費(fèi)用。例如FOB術(shù)語(yǔ)中不包括從裝運(yùn)港至目的港的運(yùn)費(fèi)和保險(xiǎn)費(fèi);CFR術(shù)語(yǔ)則包括從裝運(yùn)港至目的港的通常運(yùn)費(fèi);CIF術(shù)語(yǔ)中既包括從裝運(yùn)港至目的港的通常運(yùn)費(fèi)，又包括保險(xiǎn)費(fèi)。在對(duì)外洽商交易過程中，有時(shí)一方按某種貿(mào)易術(shù)語(yǔ)報(bào)價(jià)時(shí)，對(duì)方要求改報(bào)其他術(shù)語(yǔ)所表示的價(jià)格，如一方按FOB報(bào)價(jià)，對(duì)方要求改報(bào)CFR或C1F價(jià)，這就涉及價(jià)格的換算問題。了解貿(mào)易術(shù)語(yǔ)的價(jià)格構(gòu)成及其換算方法，是跟單員必須掌握的基本知識(shí)和技能。
　　(五)審查交貨期限(Time 0f Delivery)
　　跟單員應(yīng)審查交貨期限是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)，交貨期限一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。
　　目前常用的有以下幾種規(guī)定方法：
　　1.規(guī)定在某月內(nèi)裝運(yùn)。例如，一月份裝運(yùn)(Shipment During Jan)。按此規(guī)定，全部成交貨物可在1月l～31日這一期限內(nèi)的任何一天裝運(yùn)。
　　2.規(guī)定在某月月底或以前裝運(yùn)。例如：6月底或以前裝運(yùn)(Shipment at or before the end of June)，即自訂立合同之日起，最遲不超過6月30日裝運(yùn)。
　　3.規(guī)定在某月某日或以前裝運(yùn)。例如：7月15日或以前裝運(yùn)(Shipment on or before July)，即自訂立合同之日起，最遲不超過7月15日裝運(yùn)。
　　4.跨月裝運(yùn)，即規(guī)定在某2個(gè)月、3個(gè)月或幾個(gè)月內(nèi)裝運(yùn)。例如：1月、2月份裝運(yùn)或1月、2月、3月份裝運(yùn)(Shipment during Jan/Feb.Jan./Feb./March shipment)，即指貨物可分別在1月1日至2月28日止或1月1日至3月31日止這一期限內(nèi)的任何一天裝運(yùn)。
　　5.在信用證結(jié)算方式下，也可采用規(guī)定在收到信用證后的一定時(shí)間內(nèi)裝運(yùn)。例如：收到信用證后30天內(nèi)裝運(yùn)(Shipment Within 30days after Receipt of L/C)。由于交貨期是以買方開出信用證為前提，如買方拖延或拒絕開證則賣方仍很被動(dòng)，因而一般還應(yīng)同時(shí)規(guī)定開到信用證的期限。
　　例如：
　　買方必須不遲于(某月某日)將信用證開到賣方[The L/C Must reach the Seller not later than...(date)]。
　　(六)審查付款方式(Payment)
　　跟單員審查的內(nèi)容主要是看客戶的付款方式是否為企業(yè)可以接受的方式。因?yàn)槊總�(gè)企業(yè)都自定其付款條件，規(guī)定有些付款方式企業(yè)不能接受。國(guó)際貿(mào)易中的支付方式主要有：信用證結(jié)算方式、匯付、托收。
　　(七)審查包裝要求(Packing)
　　商品的包裝一般分為銷售包裝和運(yùn)輸包裝。在商品的銷售包裝上一般除了印有商品的品名、商標(biāo)、產(chǎn)地外，也有根據(jù)具體需要或要求印有簡(jiǎn)單的規(guī)格、用途或其他一些內(nèi)容，特別是很多商品的銷售包裝上都有計(jì)算機(jī)容易識(shí)別的條形碼標(biāo)志。
　　在運(yùn)輸包裝上，一般都需要刷制一定的包裝標(biāo)志。包裝的運(yùn)輸標(biāo)志按照其用途可刷制運(yùn)輸標(biāo)志(Shipping Mark)，指示性、警告性標(biāo)志(Indicative and Warning Marks)。
　　運(yùn)輸標(biāo)志俗稱嘜頭，慣上一般由三部分內(nèi)容組成，即簡(jiǎn)單的幾何圖形，合同編號(hào)、商品貨號(hào)或者發(fā)貨人/收貨人的代號(hào)、目的地或目的港的名稱，箱號(hào)或件號(hào)。
　　典型的指示性標(biāo)志有：小心輕放(Handle with Care)，保持干燥(Keep Dry)、請(qǐng)勿用鉤(Use no Hook);
　　警告性標(biāo)志有：爆炸品(Explosive)，有毒品(Poison)，易燃品(Inflammable)。
　　通常在運(yùn)輸包裝上除了上述包裝標(biāo)志外，一般還有磅碼、產(chǎn)地標(biāo)志。所謂磅碼就是指印制或刷制在運(yùn)輸包裝上的包件的毛凈重和尺碼。產(chǎn)地標(biāo)志用made inX××的英文字樣標(biāo)明(如made in China)，有時(shí)包裝標(biāo)志會(huì)應(yīng)客戶的要求作相應(yīng)的調(diào)整。
　　跟單員應(yīng)審查客戶的包裝要求是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯的錯(cuò)誤�？蛻舻陌�裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、說明書、條碼等。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝等;外包裝主要是印刷嘜頭。標(biāo)簽主要是看客戶規(guī)定哪些地方需貼標(biāo)簽，印刷要求是什么。
　　(八)審查交貨方式(Method of Shipment)
　　交貨方式主要有航空運(yùn)輸、海洋運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸?shù)取?br />　　1.航空運(yùn)輸。在空運(yùn)業(yè)務(wù)中，除了采取包機(jī)、班機(jī)等方式外，隨著國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，還產(chǎn)生航空急件業(yè)務(wù)。目前在國(guó)際上較為有名的航空急件公司有DHI。、TNT、UPS、EMS等。
　　2.海洋運(yùn)輸。海洋運(yùn)輸又可以分為班輪運(yùn)輸和租船運(yùn)輸兩種。
　　3.鐵路運(yùn)輸。
　　三、合同、訂單的生效條件
　　跟單員審校訂單后，如果沒有發(fā)現(xiàn)任何問題，業(yè)務(wù)員經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，跟單員就可按雙方確定的內(nèi)容與客戶辦理訂單相關(guān)手續(xù)，即簽訂合同。
　　(一)簽署合同、訂單的作用
　　1.合同成立的證據(jù)。通過口頭談判達(dá)成的交易，簽署一份書面合同是必不可少的。
　　2.合同成立的條件。買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件、電報(bào)或電傳等，也可構(gòu)成書面合同。但是，在磋商交易時(shí)，買賣雙方的一方曾聲明并經(jīng)另一方同意：“合同的成立以雙方簽訂正式書面合同或確認(rèn)書為準(zhǔn)”，那么，即使雙方已對(duì)交易條件全部取得一致意見，在正式書面合同或確認(rèn)書簽訂之前，合同還未成立。在此情況下，正式書面合同或確認(rèn)書就成為合同成立的不可缺少的條件。
　　3.合同履行的依據(jù)。買賣雙方不論通過口頭還是書面磋商，在達(dá)成交易后將商定的交易條件，全面清楚地一一列明在一個(gè)書面文件上，對(duì)進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及為合同的正確履行提供依據(jù)，都具有重要意義。
　　(二)合同成立的時(shí)間
　　《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷售合同公約》也規(guī)定，接受送達(dá)發(fā)盤人時(shí)生效，接受生效的時(shí)間，實(shí)際上就是合同成立的時(shí)間，合同一經(jīng)訂立，買賣雙方即存在合同關(guān)系，彼此就應(yīng)受合同的約束。
　　在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有時(shí)雙方當(dāng)事人在洽商交易時(shí)約定，合同成立的時(shí)間以簽約時(shí)合同上所列明的日期為準(zhǔn)，或以收到對(duì)方確認(rèn)合同的日期為準(zhǔn)，在這兩種情況下，雙方的合同關(guān)系即在簽訂正式書面合同時(shí)成立。此外，我國(guó)法律和行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)由國(guó)家有關(guān)部門批準(zhǔn)的合同，在獲得批準(zhǔn)時(shí)方成立。
　　(三)訂單生效條件
　　根據(jù)各國(guó)合同法規(guī)定，一項(xiàng)合同即有法律約束力的合同要成為有效合同，除買賣雙方就交易條件通過發(fā)盤和接受達(dá)成協(xié)議外，還需具備下列有效條件：
　　1.當(dāng)事人必須具備簽訂合同的行為能力。簽訂買賣合同的當(dāng)事人主要有自然人或法人。根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，除對(duì)未成年人、精神病人簽訂合同的能力加以限制外，對(duì)某些合同的簽訂主體還作了一定的限定，例如：規(guī)定只有取得對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)或其他經(jīng)濟(jì)組織，才能簽訂對(duì)外貿(mào)易合同;沒有取得對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)或經(jīng)濟(jì)組織，如簽訂對(duì)外貿(mào)易合同，必須委托有對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)代理進(jìn)行。
　　2.合同必須有對(duì)價(jià)或約因。所謂對(duì)價(jià)(Consideration)，即指當(dāng)事人為了取得合同利益所付出的代價(jià)，這是英美法的概念。所謂約因(Cause)，即指當(dāng)事人簽訂合同所追求的直接目的，這是法國(guó)法的概念。按照英美法和法國(guó)法的規(guī)定，合同只有在有對(duì)價(jià)或約因時(shí)，才是法律上有效的合同，無對(duì)價(jià)或無約因的合同，是得不到法律保障的。
　　3.合同的內(nèi)容必須合法。
　　4.合同必須符合法律規(guī)定的形式。當(dāng)事人約定采用書面形式的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
　　5.合同當(dāng)事人的意思表示必須真實(shí)。各國(guó)法律都認(rèn)為，合同當(dāng)事人的意思表示必須是真實(shí)的，該合同才能成為一項(xiàng)有約束力的合同，否則，這種合同無效或可以撤銷。
　　(四)電子商務(wù)合同的簽訂
　　1996年6月14日聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì)第29屆年會(huì)上通過了《電子商業(yè)示范法》。該示范法允許貿(mào)易雙方通過電子手段傳遞信息、簽訂買賣合同和進(jìn)行貨物所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓。
　　我國(guó)《合同法》第11條規(guī)定：“合同的書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)可載內(nèi)容的形式�！�