2013年咨詢工程師考試項(xiàng)目組織與管理重點(diǎn)21
來源：中大網(wǎng)校發(fā)布時間：2012-10-29
第三節(jié) 工程項(xiàng)目的溝通和協(xié)調(diào)
一、概述
溝通就是信息的交流，是人際(或組織)之間傳遞和交流信息的過程。
項(xiàng)目所有各方的溝通可概括為兩大類：項(xiàng)目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通和向團(tuán)隊外部管理層和顧客進(jìn)行的溝通。
(一)項(xiàng)目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通
項(xiàng)目團(tuán)隊成員有四種主要的溝通要求：
(1)責(zé)任。每一個項(xiàng)目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項(xiàng)目的那一部分， 與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)。在明確任務(wù)分配時，要進(jìn)行以下溝通：①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應(yīng)達(dá)成的工作成果，包括所有評判的標(biāo)準(zhǔn)。②明確所期望付出的努力以及工作期限�？梢赃\(yùn)用網(wǎng)絡(luò)圖來很好地解釋個人的工作怎樣配合整個項(xiàng)目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息，為他們走向成功做好準(zhǔn)備。④當(dāng)面進(jìn)行工作任務(wù)的分配交接，留出充足的時間進(jìn)行答疑和討論。
(2)協(xié)作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，參與項(xiàng)目建設(shè)的各方相互依賴，相互協(xié)作、相互影響，通過實(shí)施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
(3)決策要求。要通過溝通使項(xiàng)目成員知道由顧客、項(xiàng)目主辦者和管理者所做出的與項(xiàng)目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。
(4)項(xiàng)目進(jìn)展情況。要通過溝通使項(xiàng)目成員了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并跟上項(xiàng)目的進(jìn)展。同時，如果項(xiàng)目經(jīng)理能安排時間會見團(tuán)隊中的每一位成員，了解他們的個人工作進(jìn)展情況，以及它們所面臨的問題，那么就能促使他們更有成效的工作。
為了使項(xiàng)目按既定的軌道運(yùn)作，需要定期召開會議以共享信息并做出相應(yīng)決策。項(xiàng)目情況會議依賴于一種共同參與的管理風(fēng)格，它建立在團(tuán)隊成員對項(xiàng)目計劃的共同參與的基礎(chǔ)上。一次富有成效的項(xiàng)目情況會議可以滿足項(xiàng)目團(tuán)隊內(nèi)的多種溝通需求，為項(xiàng)目管理人員提供如下機(jī)會：
①提升團(tuán)隊凝聚力;
②將來自團(tuán)隊外部的有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展的信息通報給大家;
③發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進(jìn)行溝通;
④確保整個團(tuán)隊共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項(xiàng)目目標(biāo)。
(二)與管理層和顧客進(jìn)行溝通
成功的項(xiàng)目管理人員可以滿足利害相關(guān)者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項(xiàng)目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。
(1)誰需要哪些信息，原因是什么;
(2)他們需要信息的詳細(xì)程度如何，需要的頻率是多少;
(3)當(dāng)與管理層和顧客溝通時，你的目標(biāo)是什么，達(dá)成目標(biāo)的最好媒介是什么。
對上述問題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通，從他們那里獲得及時的決策和支持。與顧客和管理層就困難進(jìn)行溝通的最好方式就是，把事實(shí)呈現(xiàn)給他們。當(dāng)項(xiàng)目延期或超出預(yù)算時，問題發(fā)現(xiàn)的越早就越容易解決。