會計是一個以提供財務信息為主的經(jīng)濟信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的核心組成部分,也必然處在信息生態(tài)環(huán)境之中,這就要求會計信息系統(tǒng)在發(fā)展過程中必須求得信息生態(tài)平衡。隨著信息環(huán)境的變遷,我國會計信息系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了手工、電算化和信息系統(tǒng)三個階段,現(xiàn)代信息生態(tài)環(huán)境對會計信息系統(tǒng)提出了更高更新的要求。

信息生態(tài)環(huán)境與會計信息系統(tǒng)

1.信息生態(tài)環(huán)境。信息生態(tài)環(huán)境是社會環(huán)境的一部分,是在自然環(huán)境基礎上經(jīng)過人類加工而形成的一種人工環(huán)境,它體現(xiàn)了自然、社會、科學技術間的交互作用。人們在關注自然生態(tài)環(huán)境的同時,還應該關注與自然環(huán)境相對應的信息環(huán)境的生態(tài)問題。信息生態(tài)是關于“信息——人——信息環(huán)境”之間相互關系的總和。我們在注重人與自然環(huán)境協(xié)調發(fā)展的同時,也應重視人與社會信息環(huán)境的相互協(xié)調與可持續(xù)發(fā)展。信息生態(tài)環(huán)境包括宏觀的國家信息生態(tài)環(huán)境和微觀的企業(yè)(其他組織)信息生態(tài)環(huán)境。
2.會計信息系統(tǒng)。會計是一個人造的以提供財務信息為主的經(jīng)濟信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)需要在眾多相關信息中篩選出符合條件的信息,并將其加工成最終信息。而現(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展,使企業(yè)置身于浩瀚的信息之中。企業(yè)的生存和發(fā)展往往處于混沌狀態(tài)的信息生態(tài)環(huán)境中,因此,要有效地利用信息,提高決策質量,就必須對信息噪音進行過濾。會計信息系統(tǒng)與信息生態(tài)環(huán)境之間都存在著某種聯(lián)結方式,聯(lián)結方式的不同決定了不同的信息系統(tǒng)設計和不同的信息用戶群體;根據(jù)相應的關聯(lián)方式設計的存貯信息系統(tǒng),主要目的是為了提供有效的信息檢索;企業(yè)通過信息檢索獲取對企業(yè)有用的、屏蔽了噪音的信息,有助于提高企業(yè)決策質量。會計信息系統(tǒng)的發(fā)展與信息生態(tài)環(huán)境的變化存在著一定的時間差,會計信息系統(tǒng)是一個人工系統(tǒng),它是根據(jù)特定時期的信息生態(tài)環(huán)境而開發(fā)設計的,在每個發(fā)展時期,信息技術特征各不相同,信息來源也在不斷變化,信息使用者的需求也是與時俱進的。因此,會計信息系統(tǒng)只有跟上時代步伐,才能真正滿足信息使用者的需要。

會計信息系統(tǒng)發(fā)展的三個階段

信息生態(tài)環(huán)境對會計信息系統(tǒng)的影響,主要表現(xiàn)在當信息生態(tài)環(huán)境隨時間變化時,會計信息系統(tǒng)也必然隨之變化,這就決定了會計信息系統(tǒng)必須是一個活躍的開放系統(tǒng)。例如,電子商務(EC)、供應鏈管理(SCM)、客戶關系管理(CRM)、商業(yè)報告語言(XBRL)等的問世都有可能改變傳統(tǒng)的會計模式。我國會計信息系統(tǒng)的發(fā)展大致分為以下三個階段:
1.手工階段:20世紀80年代之前。這一階段,我國的會計處于手工核算階段,會計理論中的會計科目、會計帳簿、平行登帳法、試算平衡表等,為手工記帳環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)建立了一個完整體系,使之能輸出信息使用者想要的會計信息。
2.會計電算化階段:20世紀80年代——90年代中期。從80年代初期,我國會計電算化進入起步階段,但由于計算機硬件昂貴、系統(tǒng)軟件使用的局限,且對計算機和會計均熟練的人才十分缺乏,這一時期的會計軟件明顯模仿手工模式,運用范圍也十分狹窄,主要是根據(jù)企業(yè)的要求,為其定制核算軟件。進入90年代之后,隨著計算機的普及,中國商業(yè)化的通用會計核算軟件開始出現(xiàn),并逐漸推廣。這些軟件以會計核算為主,財政部還出臺了三部關于商品化會計核算軟件的評審規(guī)則,成為我國一大特色。通過財政部和地方財政部門評審的會計軟件近300多個,從而使我國的會計電算化在起步之初就得以規(guī)范發(fā)展。
3.管理會計信息系統(tǒng)階段:20世紀90年代后期至今。這一時期,計算機價格越來越低,性能越來越好。同時,網(wǎng)絡的發(fā)展使世界距離縮小。要避免會計信息系統(tǒng)成為“信息孤島”,就必須將會計信息系統(tǒng)與企業(yè)管理系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)聯(lián)系起來。會計信息系統(tǒng)向管理型發(fā)展,從而使會計真正成為管理決策支持系統(tǒng)中的一員。

信息生態(tài)環(huán)境對會計信息系統(tǒng)的要求

按照系統(tǒng)論的觀點,企業(yè)的信息系統(tǒng)應是一個開放的系統(tǒng)。它不斷地從企業(yè)生存、發(fā)展的信息生態(tài)環(huán)境中吸納信息,并根據(jù)企業(yè)市場定位與信息環(huán)境的變化,調整自身與環(huán)境之間的交流接口,增強系統(tǒng)的活動。
與上個世紀80年代我國會計電算化時期不同的是,現(xiàn)在網(wǎng)絡在會計中的應用已經(jīng)成為必然,會計信息化所具有的信息產(chǎn)品商品化、信息收集數(shù)據(jù)化和代碼化、信息處理電子化和計算機化、信息傳遞標準化和實時化、信息存儲數(shù)字化等特點都表明,會計信息化這一新理念將給會計的創(chuàng)新注入新的活力。現(xiàn)代信息生態(tài)環(huán)境的改變,要求會計信息系統(tǒng)也隨之改變。其變化趨勢主要有以下幾點:
1.會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入的同源分流化。信息生態(tài)環(huán)境既然是由種類紛繁的信息所組成,也就決定了進入會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息的有限性與可篩選性,這就要求會計信息系統(tǒng)必須采用各種面向數(shù)據(jù)倉庫的信息技術,例如聯(lián)機分析處理技術和數(shù)據(jù)挖掘技術等,對列為管理種類的數(shù)據(jù)與信息進行集成與輸出,以不斷滿足信息使用者的需求。會計信息特有的增值功能及對企業(yè)競爭力的作用,決定了該種類信息的不可滅絕性。進而也就決定了會計信息系統(tǒng)存在的必然性。
在網(wǎng)絡環(huán)境下,會計信息系統(tǒng)不再是簡單模仿手工會計處理事務或是計算機的延伸,而是充分利用網(wǎng)絡和信息技術的優(yōu)勢突破傳統(tǒng)手工會計的局限。企業(yè)可以普遍使用電子交易方式、自動化生產(chǎn)系統(tǒng)和網(wǎng)絡節(jié)點之間的電子化服務,讓業(yè)務成為信息的記錄、維護、報告的驅動因素,即在業(yè)務發(fā)生的當時啟動信息過程的處理、記錄、儲存和報告相關信息。這樣,會計原始數(shù)據(jù)的采集移向各個業(yè)務節(jié)點,會計信息系統(tǒng)負責會計所需要的各種數(shù)據(jù)的采集。而管理決策需要的其他數(shù)據(jù),亦可從數(shù)據(jù)倉庫中采用適當?shù)男畔⒉樵兎椒ㄌ崛�。從而實現(xiàn)企業(yè)信息的同源分流。
2.會計信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的整合及流程優(yōu)化。網(wǎng)絡環(huán)境下,會計信息系統(tǒng)不再是獨立的和封閉的,它與企業(yè)內部生產(chǎn)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)以及企業(yè)內外部信息資源等其他信息子系統(tǒng)相整合,構成企業(yè)營運管理的“數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)”,使生產(chǎn)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)形成一個內部網(wǎng)。企業(yè)的內聯(lián)網(wǎng)通過公共接口,與外部有關系統(tǒng)(如客戶、供應商、銀行及政府有關部門等)相聯(lián)接,建立外聯(lián)網(wǎng)。這樣,會計信息系統(tǒng)就在一個整合的環(huán)境下,與企業(yè)內外部系統(tǒng)實現(xiàn)了信息同步交流和信息共享,提高了信息的使用價值,決策效率極大提高。
企業(yè)的規(guī)模越來越大,網(wǎng)絡的出現(xiàn)使得集中式管理成為可能。它可以促使企業(yè)進行流程優(yōu)化甚至重組,以技術作保障,使企業(yè)的管理層次扁平化。為整合企業(yè)會計資源,加強對下屬機構的財務監(jiān)控,采取集中式管理,這

不僅消除了物理距離和時差概念,高效快速地收集數(shù)據(jù),并對數(shù)據(jù)進行及時處理和分析,而且還能夠實現(xiàn)業(yè)務協(xié)同,動態(tài)管理,及時控制,科學預測,使企業(yè)實現(xiàn)決策科學化,業(yè)務智能化,使企業(yè)充分利用信息,提高投資回報率,保障企業(yè)在有序的智能化狀態(tài)下高速發(fā)展。從而實現(xiàn)降低運營成本和提高效率的目標。
3.會計信息系統(tǒng)的電子化與實時化。網(wǎng)絡環(huán)境下,隨著Internet的發(fā)展,傳統(tǒng)紙質的發(fā)票、結賬單據(jù)變成電子單據(jù)、電子貨幣(可以網(wǎng)上支付、結算,提高結算效率,加快資金周轉),網(wǎng)頁數(shù)據(jù)顯著增強了信息時效性,使無論身處何處均可與世界各地的商品生產(chǎn)、銷售、消費者進行交流、訂貨、交易,實現(xiàn)快速準確的雙向式數(shù)據(jù)信息交流。由于支付手段的高度電子化,商品交易的資金支付、結算在網(wǎng)絡上即可實現(xiàn),資金活動相應地變?yōu)樾畔⒌牧鲃�。在企業(yè)集團內部,母公司與子公司的會計數(shù)據(jù)傳遞也實現(xiàn)了網(wǎng)上傳遞。企業(yè)內部網(wǎng)絡結構的建立,使得企業(yè)業(yè)務流程中產(chǎn)生的各種書面憑證都被電子憑證所替代。企業(yè)的會計信息輸出可以達到無紙化。
在網(wǎng)絡環(huán)境下,會計信息系統(tǒng)一改傳統(tǒng)會計事后的靜態(tài)核算。企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、人事、倉儲等各個業(yè)務部門,借助于網(wǎng)絡將各種信息實時傳輸?shù)綍�計部門,發(fā)生交易的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡傳遞直接下載到會計應用程序中去,會計部門及時處理后并將相關信息反饋回去,從而使各個部門的信息處于隨時的溝通之中,最大限度地發(fā)揮會計反映與控制各類交易的職能。至于對外公布,企業(yè)可通過防火墻(Firewall)及相關的加密過濾技術,將動態(tài)數(shù)據(jù)庫內容在Internet上實時傳送給稅務、審計統(tǒng)計、證券機構等外部信息使用者,各種信息使用者從自己的實際利益出發(fā)各取所需,搜尋出及時性、相關性較強的信息。這種實時化不僅可以使會計信息系統(tǒng)通過內聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng)直接采集有關數(shù)據(jù)信息,實現(xiàn)會計和業(yè)務一體化處理,還可以使會計核算從事后的靜態(tài)核算轉變?yōu)槭轮械膭討B(tài)核算。因而,日常會計信息的披露將變成現(xiàn)實,極大地增強了會計信息披露的時效性,能夠滿足決策者的及時需要。這極大地豐富了會計信息的內容,提高了會計信息的質量和價值。與此同時,這種實時化還可以使企業(yè)的管理人員能動態(tài)地監(jiān)督系統(tǒng)的運轉情況。及時加以控制,變以前的事后監(jiān)督為事中監(jiān)督,變事后的反饋為事中的調整。
總之。網(wǎng)絡環(huán)境下,會計信息系統(tǒng)可以理解為一個由人、計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡系統(tǒng)、數(shù)據(jù)及程序等有機結合的應用系統(tǒng)。它不僅具有核算功能,而且還具有控制功能和管理功能。因此,它離不開與人的相互作用,尤其是預測與輔助決策的功能,必須在管理人員的參與下才能完成。所以,網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息系統(tǒng),不再是一個簡單的模擬手工方式的“仿真型”或“傻瓜型”系統(tǒng),而是一個人機交互作用的“智能型”系統(tǒng),它使會計工作由核算型向管理型轉化,推動著會計職能向深層次延伸。